見学日程調整に使える便利な文例

就職活動・転職活動中の歯科医師の先生は、医院見学や面接の日程調整をメール等で医院側とやり取りすることがあると思います。
もしかすると歯科医師の先生場合、はじめてのビジネスメールのやり取りが就職先の見学、面接の日程調整ではないでしょうか。

先生はビジネスメールは得意ですか?

たまに、LINEの返事のような、お友達感覚の返事が歯科医師の先生からあり、院長先生から「見学を受け入れていいのか」と相談があります。

実際に、Coda運営会社(株)グランジュテが行ったアンケートでは、日程調整などのメールマナーがその後の選考に影響する、と答えた院長先生が大多数でした。

女性歯科医師のための転職応援サイトCodaが、先生のメールのやり取りをスムーズにするため、見学・面接の日程調整に使える文例をお伝えします。

この記事のポイント
ビジネスメールのやり取りの機会が多くない方でも恥ずかしくない文例を紹介しています。
ビジネスメールでのポイントは、だらだらと長文を書くのではなく要点を端的に、相手にわかりやすく伝えることを意識することです。
慣れない先生でも、本記事の文例を真似ていただければ要点をうまく伝えることができると思います。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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ビジネスメールの基本

はじめに、ビジネスメールの基本形は、「あいさつ・名乗り・本文・結び」です。
シンプルに、長くなりすぎないよう、相手に明確に要件がつたわるよう意識しましょう。

お世話になっております。歯科医師の○○と申します。

貴院の求人を拝見し、ぜひ見学/面接の機会をいただきたくご連絡させていただきました。

お忙しいところ恐れ入りますが、見学可能な日程を教えていただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇 〇〇(←ご自身のお名前)

ビジネスメールで避けるべき表現

「?」や「!」といった記号は相手に軽い印象を与えます。ビジネスメールでは避けるようにしましょう。絵文字も同様です。
話し言葉やカジュアルな言葉遣いも不適切です。LINEの返事のようなお友達感覚のやり取りは相手を不快にさせてしまう可能性があります。

× すいません(すみません)
⇒ 〇申し訳ございません

× 大丈夫です/OKです
⇒ 〇問題ありません

× 了解です/了解しました
⇒ 〇かしこまりました/承知しました

間違えやすいのが、「了解しました」という表現。「了解」は立場が上の人から下の人へ使う言葉ですので、「かしこまりました」や「承知いたしました」という表現を用いましょう。

まずは見学だけを希望したい

見学と面接はセットでないと、という医院や、見学だけでも快く受け入れてくれる医院など、採用方針は医院によって様々です。
あくまで相談、という形で連絡しましょう。
もし見学だけを希望する理由などがあれば追記したほうがいいでしょう。

貴院での勤務に大変興味があるのですが、もし可能であれば、面接の前にまずは一度見学に伺わせていただけますでしょうか。

見学日の候補日を聞かれたら

調整しやすいよう2~3つほど候補日程を挙げましょう。
また、候補日程に限らず、お休みの曜日や比較的自由に調整できる時間帯などがあれば付記すると親切です。

見学・面接の日程につきまして、下記であればお伺いすることが可能です。
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇

もしお忙しい場合には、再度調整させていただければと思いますので、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

医院側から提案された日程と都合が合わないので別日の候補が欲しい

提案された日程が難しい場合には、再調整のお願いをしましょう。
その際、自身のお休みや都合のいい時間帯などを伝えるとスムーズに再調整できるため好印象となります。

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、お知らせいただいた日程ですと〇〇によりお伺いすることが難しく、別日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

私のお休みは〇曜日と〇曜日ですので、比較的その曜日であれば調整できるかと思います。

見学面接の日程決定までに時間がかかるのでちょっと待って欲しい

可能であればいつごろまでに分かるかの目安が記載できると採用側も快く待ってくれるでしょう。

いただいた候補日について、現在スケジュールの調整中です。
恐れ入りますがもう少しお時間いただけますと幸いです。

見学面接の日程変更したい

大変申し訳ありませんが、お伺いする予定であった〇月〇日の面接ですが、〇〇の事情で伺えなくなってしまいました。
誠に恐れ入りますが、日程を調整いただくことは可能でしょうか。

以下の日程でしたら伺うことが可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
〇月〇日(〇曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇

※見学面接の日程を変更したい場合は本来なら電話連絡をするのが無難です。以下のように電話連絡しましょう。

☎「○月○日に見学を予定しております○○と申します。見学日が都合が悪くなり日程の変更をお願いしたくお電話させて頂きました

特に日程が差し迫っている場合には、謝罪の気持ちを直接伝え、日程調整をお願いしましょう。

「直前に申し訳ございませんが、宜しくお願いいたします。」

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いかがでしたでしょうか。
社会人としてスマートなやり取りが出来ると良いですね。

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